Son muchas las ocasiones y las horas que la gente dice ‘estar organizándose’. Con esta frase, bien pueden referirse a organizarse una clase, su escritorio, la próxima hora, semana o las vacaciones del año que viene.
Tampoco se quedan atrás las sesiones psicológicas y las famosas ‘tareas para casa’ cuyo fin principal es, a ayudar a la persona en cuestión a organizar sus actividades. En definitiva, a organizar su vida.
La desorganización lleva a perder tiempo, oportunidades, cosas e incluso relaciones. La gestión del tiempo es una de las claves a la hora de hablar de organización. Y esta, resulta estar íntimamente ligada al bienestar emocional y otros factores psicosociales relacionados con la resiliencia, la calidad de vida y la satisfacción en el trabajo (Cladellas, 2008; Karasek y Theorell, 1990).
La alta exigencia del ámbito deportivo, sobre todo del competitivo, hace que una buena organización sea imprescindible para rendir de forma óptima. Pues la competición, supone en la mayoría de los casos, compaginar la actividad deportiva con la vida académica y/o laboral, con todo lo que esto conlleva (falta de tiempo y energía, stages que se solapan con exámenes, recuperar clases o adelantar trabajo mientras los demás descansan, ansiedad por una competición, por una fecha de entrega...). Todo esto, sin olvidar unos buenos hábitos de alimentación y descanso, así como la necesidad de cultivar relaciones sociales saludables, hace evidente que una buena gestión del tiempo y organización sea imprescindible para lograr rendir al máximo en ámbitos tan exigentes como el deporte, el trabajo y los estudios (Vilanova y Puig, 2012)
Ahora bien, ¿qué se entiende por organización?
Según la R.A.E., la organización es ‘la acción de ordenar, de poner las cosas en su lugar’. Se puede ampliar el concepto de ‘cosas’ a ideas, acciones, proyectos o cualquier otro hecho presente en la vida de una persona. De tal forma que al hablar de organización, se habla de encajar los diferentes aspectos de la vida de tal modo que cada uno tenga ‘su lugar’. De esta forma, sabremos dónde, en qué momento y en qué emplear nuestra energía. Pues vendrá determinado por el ámbito en el que nos encontremos en cada momento (familiar, laboral, ocio, pareja, personal, etc.). En la práctica se resume en decidir y planificar qué acciones están relacionadas con cada ámbito de nuestra vida, así como determinar el tiempo y espacio necesario para llevarlas a cabo.
Un buen ejemplo de ello, sería dedicar el tiempo que pasamos en el trabajo a acciones que tengan que ver con el trabajo. Mientras en casa, nos organizaríamos para solventar problemas del hogar o atender relaciones familiares. Por el contrario, si la persona (supongamos que por falta de organización) decide dedicarse al trabajo cuando está cenando con su pareja y por otro lado, decide solucionar en el trabajo los problemas con su cónyuge, no es difícil imaginar los problemas con los que se puede llegar a encontrar. En cambio, los beneficios de la organización parecen más que evidentes.
En la práctica todo es mucho más complejo. Los problemas de las personas no desaparecen según el ámbito de la vida en el que se encuentre. Sin embargo, esta visión, por simplista que parezca, puede ayudar a entender cómo la organización evita dedicarnos en vano a cosas, que en determinados contextos no tienen cabida, ni solución.
Ahora bien, suponiendo que un mínimo de organización es necesario para afrontar una vida exigente (como la de los deportistas de alto rendimiento) de forma exitosa y sin que ello nos cueste la salud, ¿Qué pasa con todas esas personas caóticas, en apariencia desorganizadas, pero que son capaces de rendir (bien) en la mayoría de los ámbitos de su vida, de llevar a cabo diferentes proyectos y de cumplir con las demandas de una vida más o menos exigente?, ¿Resulta, acaso, que este tipo de personas están por encima, de esa necesidad tan humana que es la organización?
Es aquí, cuando se comprende que la organización no es sinónimo de orden. El orden es tan sólo una de las partes de la organización. Una parte muy visible, y muy importante. Pero no la única.
Después de analizar el concepto desde mi experiencia personal y profesional, así como tras recurrir a la literatura que aborda el presente tema (Cladellas, 2008; Claessens, Van Erde, Rutte, y Roe, 2007; Reverón 2015; Salguero, 2003), entendí que la acción de organizar, puede dividirse en otras tres acciones. Las cuales son más o menos independientes entre sí:
PRIORIZAR: Decidir de qué es urgente y qué es importante, de qué me tengo que encargar primero. En este punto la matriz de Eisenhower, popularizada por Stephen Covey (1991), en su bestseller ‘The 7 habits of highly effective people’, aunque algo simplista, pues en la vida real los límites se difuminan, resulta extremadamente útil. Utilizando esta matriz, se obtienen cuatro tipos de tareas/problemas, que ordenados por orden de prioridad serían los siguientes:
- Urgente e Importante. Es algo necesario y no puede esperar. HAZLO YA
- Urgente, pero menos importante. Es necesario hacerlo ya, pero no tan importante como para que tengas que encargarte sí o sí de hacerlo tú mismo. DELEGA ¿Quién puede hacerlo por ti?
- Importante pero no urgente. Debe de hacerse pero no corre prisa. PLANIFICA PARA LUEGO.
- Ni urgente, ni tan importante. ¿Es realmente necesario? ELIMINA DE LA LISTA
ORDENAR:
En este apartado entran todas las acciones dirigidas a ‘poner las cosas en su lugar’.
Puede tratarse de acciones más evidentes (Como el orden físico) o menos (como ordenar nuestras ideas).
A continuación, ejemplos concretos de cómo lograr ser efectivos en este punto:
- Limpieza visual: Tener el espacio despejado y visualmente ordenado.
- Agendar: organizar en el tiempo, reservar días.
- Hacer listas: Al plasmar en el papel las acciones podemos tacharlas cuando estén terminadas. Eliminándolas también de nuestra mente.
- Cada cosa en su lugar: En la medida de lo posible, tener un espacio destinado a cada ámbito. Será más fácil distinguir a qué debemos dedicarnos en cada momento y contar con el material necesario para cada actividad, en función del espacio en el que estemos.
OPTIMIZAR: Esto es, con los recursos disponibles, encontrar la mejor forma de realizar una actividad. Para ello es imprescindible conocer:
- El objetivo
- Los recursos necesarios
- Los recursos disponibles
El punto 1 (objetivo). Hace referencia a lo que se quiere conseguir exactamente (meta), pero sobre todo a los pasos intermedios necesarios para conseguirlo (objetivos). Muchas veces, las personas se embarcan en grandes proyectos, con grandes metas muy claras. Pero se les olvida, o no dejan plasmado de forma clara los diferentes objetivos intermedios que deben alcanzar en el camino hacia la meta.
El punto 2 (recursos necesarios) y 3 (recursos disponibles), hacen referencia a recursos como pueden ser el tiempo, el dinero, el espacio, las personas, los materiales o el conocimiento. Antes de emprender una actividad, o como mínimo en el transcurso de esta, debemos ser conscientes de, en primer lugar, los recursos mínimos imprescindibles para poder llevarla a cabo. La pregunta a responder sería ¿Qué me hace falta? Y en segundo lugar, saber cuáles son los recursos reales de los que dispongo y, en caso de no tenerlos, cómo puedo conseguir aquellos que necesito. Respondiendo a preguntas como, ¿Qué tengo?, ¿Puedo conseguir lo que me falta? En caso afirmativo, ¿Dónde y cómo?
A pesar de que estas acciones son consideradas independientes, en la tarea de optimizar, por ejemplo, la priorización y el orden resultan tremendamente útiles. Tanto para plantear objetivos, como para conocer de forma pormenorizada los recursos necesarios y disponibles.
Sin embargo, aunque para una organización ideal, el dominio de las tres habilidades (priorización, orden y optimización) sea necesario. En la vida real pocas veces se dan situaciones ideales. Lo más probable es que la persona no domine todas a la perfección. De hecho, seguramente alguna de las tres sea un punto fuerte de su personalidad, mientras que en otra no se llegue ni al aprobado. Conocer nuestros puntos fuertes para potenciarlos y sacarles partido. Así como nuestros débiles, para intentar trabajarlos o subsanarlos. Resulta muy útil a la hora de afrontar cualquier tarea, especialmente en la organización.
Puede que seamos un desastre ordenando nuestra agenda, pero si disponemos de habilidades de optimización y conocemos nuestros recursos, el poco tiempo del que disponemos (por no tener bien organizada la agenda o no saber eliminar ‘falsas prioridades’), lo aprovecharemos al máximo.
Referenicas
Claessens, J., Van Erde, W., Rutte, G., y Roe, A. (2007). A review of the time management literature. Personnel Review, 36(2), 255-276.
Cladellas, R. (2008). La ausencia de gestión de tiempo como factor de riesgo psicosocial en el trabajo. Intangible Capital, 4(4), 237-254. doi: 10.3926/ic.2008.v4n4.p237- 254.
Covey, S. (1991). The 7 habits of highly effective people. New York, NY: Simon y Schuster.
Reverón, N. (2015). La gestión del tiempo (Trabajo de fin de grado). Universidad de La laguna, Facultad de economía, empresa y turismo. La Laguna, Tenerife.
Salguero, A. (2003). Cómo ser eficaz y administrar su tiempo. Ediciones Díaz de Santos.
Karasek, R. y Theorel, T. (1990). Healthy work, stress, productivity and the reconstruction of working life. NY: Basic Book.
Vilanova, A. y Puig, N. (2012). Compaginar la carrera deportiva con la carrera académica para la futura inserción laboral: ¿Una cuestión de estrategia? Revista de psicología del deporte, 22(1), 61-68.